Hoy en día las empresas exigen a sus empleados cada vez más eficiencia, proactividad y una buena administración de tiempo en la realización de sus demandas, evitando la sobrecarga del equipo y, por supuesto, garantizando una entrega de calidad. Sin embargo, muchas veces esto acaba causando frustración en los empleados por no poder hacer todo de la forma que fue planeado, o incluso en los líderes por no encontrar una forma de motivar a su equipo y garantizar un alto nivel de productividad.  

Este sentimiento generalmente es causado por un problema del que todos han oído hablar: postergación. Posponer una tarea por falta de tiempo, de motivación o de concentración es como una bola de nieve, a menudo comienza inofensivo hasta que crece y puede resultar en un problema más difícil de manejar – después de todo, usted tendrá que hacerlo de todos modos y, probablemente, junto con otras demandas que llegaron en ese tiempo. Con esto, trabajamos con una sensación de nerviosismo, la ansiedad y la impaciencia por falta de tiempo, seguido de la frustración por no haber entregado el trabajo que le gustaría. Como resultado, tenemos la ruptura en la armonía de la empresa, con relaciones internas y externas perjudicadas y una constante quiebra en la productividad y calidad del trabajo.   

¿Y qué puedo hacer para superar la postergación? 

Aquí en Babel-Team, utilizamos algunas técnicas para evitar la postergación y mantener al equipo motivado. 

1) Clasificación de los trabajos en etapas y definición de deadlines 

Cuando su trabajo implica un volumen alto de tareas, con algunas demandando mucho tiempo y esfuerzo, nada mejor que una buena planificación para lograr organizar nuestro tiempo y nuestra lista de cosas a hacer, sin depender de nuestra memoria o de una lista enorme de emails.

Para esto, usamos la función “My Day” de Infusionsoft. Con ella, conseguimos generar tareas, individuales o colectivas, además de controlar el progreso de cada una. Esto facilita mucho el control de las prioridades e incluso los plazos que se deben cumplir para cada tarea sin dejar ninguna atrás. 

Otro punto muy interesante en el uso de esta funcionalidad es que también disminuye la presión sobre el jefe, que no necesita estar día a día pidiendo constantes follow-ups, ya que ellos también tienen acceso a ese board, y tienen una visión general de en qué fase está cada proyecto.  

2) Las Prioridades deben ser prioridades 

Es obvio que ante tanta demanda existen los trabajos que son prioridades, que son urgentes y los que podemos posponer. ¿Y cómo hacer esa división? La gran cuestión aquí es no dejarse llevar por la comodidad, ignorando lo que es prioridad o urgencia, para atenerse sólo a lo que tiene un plazo mayor o no es tan importante. Por otro lado, tampoco podemos enfocarnos sólo en lo que es de urgencia, después de todo, existe una gran diferencia entre lo que es urgente y lo que es importante. 

Para esto, enfóquese siempre en el orden de prioridades de sus demandas, evitando perderse, en sus tareas. Defina el orden de acuerdo con la importancia, no su voluntad. Así, usted mostrará a su jefe y su empresa que es un empleado eficiente y que está todo bajo su control.  

3) Sea más rápido de lo que esperan que usted sea 

Con todo controlado, cuadro de actividades hecho, prioridades definidas, busque entregar lo mejor y anticiparse a los plazos. No espere ganar un reconocimiento y sí una satisfacción propia de haber concluido antes. Tome esto como meta, ¡Siempre anticipar sus entregas! 

4) Evite distracciones

El email de trabajo es una herramienta esencial que supuestamente deberíamos revisar todo el tiempo, ¿cierto? La verdad, no, ¡no haga eso! 

Aquí en Babel-Team, por ejemplo, el 90% de los correos electrónicos que recibimos viene acompañado de una acción, de una tarea que, aunque rápida, nos quita del foco de aquel momento. Pues bien, lo único que va a suceder si usted no responde un correo electrónico de una hora… Es la conclusión de una tarea, un proyecto entregado antes de la fecha, una idea que ha salido del papel. En fin, no busque distracciones cuando esté comprometido en algún tipo de negocio, ya sea el email de la empresa, celular, redes sociales, cualquier cosa que le quite tiempo. 

5) La valorización depende de usted

Sin duda, nadie quiere matarse trabajando y no oír una palabra de motivación y estímulo. Para esto, busque estar siempre dando lo mejor y ¡superando las expectativas! 

Cuando sabemos que nuestro trabajo está siendo valorado, automáticamente mejoramos la autoestima y nos comprometemos aún más a entregar resultados, lo que, como dije al principio, es todo lo que las empresas necesitan.  

Para finalizar, me gustaría recordar una cosa: a nadie le gusta o se siente orgulloso de postergar tareas en el trabajo. Pero, como seres humanos imperfectos, tenemos manías y emociones, que a veces pueden ser positivas o negativas. El cambio y el control de hábitos nocivos como la postergación no es algo que sucede de la noche a la mañana, ¡pero es algo que depende sólo de usted mismo! No se desanime, solo comience con el cambio que quiere… Manténgase firme. Un paso a la vez y, cuando menos lo piense, ¡estará gestionando su tiempo de la mejor forma! 

 

¿Qué tal empezar a cambiar hoy? 

¡Coméntenos que hará diferente aqui abajo! 

 

 

Sobre la Autora
Mariana Lopes – Asistente de Pos-Venta

Madre de una niñita linda, carioca de gema, apasionada por las personas y también por los desafíos. Mariana se graduó en Marketing con cursos extras en el área de Marketing digital y diseño gráfico. Posee algunas experiencias en el área de ventas y dentro del propio marketing en su carrera hasta 2017 cuando entró en la familia Babel-Team con el objetivo de dar soporte en el área comercial haciendo foco en el puesto de ventas y retención de clientes.

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