La administración de Trusting Connections Nanny Agency la utilizó para incorporar, en este caso, a muchas niñeras.

La cofundadora Rosalind Prather y su personal fueron consumidos por la gestión de tareas administrativas, tales como recopilar y encontrar información sobre familias de clientes, seleccionar y contratar niñeras, revisar documentación, programar y confirmar reuniones. 

Así es la vida para los propietarios de pequeños negocios que dicen pasar el 68 % de su tiempo administrando tareas diarias en su negocio, en vez de trabajar en sus objetivos y estrategias de negocio, de acuerdo con una encuesta de The Alternative Board, una organización por membresía para dueños de negocios. 

Para Prather, sin embargo, ese estilo de vida ha cambiado ahora que está aprovechando el software de automatización para que haga buena parte del trabajo administrativo de ella. Los días de trabajo manual le parecen ahora casi increíbles.

No sé cómo sobrevivimos”, dijo Prather, cuya agencia de niñeras funciona en Tucson, Arizona, y en Southlake, Texas. «Parecía un montón de listas de verificación en papel, montañas de papeles desperdiciados. Parecía que estábamos escribiendo el mismo mensaje de email una y otra y otra vez. Parecía que un montón de errores se estaban cometiendo«.

Después de tres meses de usar Infusionsoft, Prather vio que con la automatización su negocio se había vuelto tan más eficiente que ella fue capaz de reasignar las 20 horas semanales de su asistente de oficina a trabajos más importantes.

«Somos capaces de hacer mejor lo que hacemos«, afirmó. «Antes, nos manteníamos a flote, tratando de sobrevivir«.

Los propietarios de pequeñas empresas no tienen que responder personalmente a cada mensaje de email, grabar la información del cliente en notas y hojas de cálculo, ir detrás de documentos para ser completados, o llamar repetidamente a los clientes para citas y recordatorios. Automatizar estas tareas ayuda a los pequeños empresarios a ahorrar tiempo y eso se traduce en economía.

Para una visión detallada de cómo se pueden automatizar las tareas de oficina, eche un vistazo a nuestro ebook gratuito, “25 cosas que toda empresa debería automatizar” (La guía de automatización de oficinas de pequeñas empresas).

Aquí se puede ver un antes y después de lo que ha significado automatizar las tareas administrativas de Trusting Connections:

Antes: La información de contacto del cliente se almacenaba en varios lugares.

Después: Toda la información de contacto y las notas se almacenan en un solo lugar.

A las familias que buscan una niñera para contratar se les solicita que rellenen un formulario de inscripción detallado en el sitio web de Trusting Connections.

Además de cubrir los aspectos básicos (información familiar, necesidades médicas de los niños, contactos de emergencia) el formulario solicita a los padres que describan su método de crianza en temas como nutrición, disciplina y rutinas.

Cuando se ha completado el formulario, las respuestas se suben automáticamente a la base de datos de gestión de las relaciones con el cliente (CRM) de Prather en Infusionsoft. Antes de usar el software, Prather estaba remendando sistemas, incapaz de almacenar toda la información en una única base de datos. Ahora, dijo, «cuando miro en el registro de contacto de la familia, tengo todo lo que necesito«.

Antes: Las niñeras eran aprobadas, contratadas y capacitadas a través de procesos manuales.

Después: Las revisiones, recordatorios y confirmaciones se realizan automáticamente.

Por motivos legales y de seguridad, es imprescindible que las niñeras que trabajan para Trusting Connections tengan en día el seguro del auto y el registro, así como las certificaciones de RCP (reanimación cardiopulmonar) y de primeros auxilios. «Si tenemos niñeras andando por ahí sin estar capacitadas ni certificadas, es una gran problema de responsabilidad«, dijo Prather.

Antes de que la empresa utilizara la automatización, los empleados tenían que verificar si los registros de cada niñera estaban con las credenciales vencidas y manualmente tenían que enviar recordatorios por email (así como notificaciones de los recordatorios) solicitándoles que actualizaran sus credenciales. 

Ahora que las fechas de vencimiento son rastreadas en el software, un mes antes de la fecha final las niñeras reciben un email automatizado avisándoles que deben renovar sus documentos. El software también notifica a los empleados cuando la fecha está a una semana de vencer para evitar que las niñeras trabajen sin los documentos apropiados.

Las secuencias automatizadas también ayudan a Trusting Connections a manejar otras tareas antes tediosas relacionadas con la contratación y formación de niñeras, como el envío de confirmaciones por email de entrevistas y sesiones de orientación. 

Antes: Las consultas eran confirmadas a través de mensajes intercambiados por email.

Después: Las consultas se confirman en segundos.

Prather llama a las familias para programar una consulta domiciliaria antes de asignarles una niñera. Los días antes de la automatización, ella solía colgar el teléfono y comenzaba a escribir un mensaje de email a la familia, confirmando los detalles de la consulta y enviando formularios para completarlos previamente. También enviaba manualmente un mensaje de email al miembro del personal de consultoría que había incluido el nombre y dirección del nuevo cliente y la fecha y hora de la consulta.

Cada mensaje de email llevaba unos cinco minutos para escribir, lo que no parece ser mucho, hasta que Prather se diese cuenta que podía enviar los mensajes de email en segundos, no en minutos.

Con el software de automatización, ahora Prather ingresa los datos de la consulta en un formulario interno. Al completar el formulario, activa automáticamente el envío de dos mensajes de email: la familia recibe una confirmación, mientras que el miembro del personal recibe un email notificando la consulta.

Y gracias a los campos personalizados, que introducen información como nombres y direcciones a partir del formulario en los mensajes de email, los mensajes de Prather ya están escritos para ella. «Pasé de cinco minutos a tres segundos», dijo.

¿Qué tal implementar la automatización de su negocio? 

Este contenido fue traducido y adaptado por Babel-Team con permiso deInfusionsoft.

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