Con tantas personas y empresas contando con el correo electrónico como su principal medio de comunicación, su casilla de email puede quedar abarrotada de mensajes rápidamente. Cuando usted inicia un diálogo con alguien por email, el número de mensajes aumenta paulatinamente hasta el punto de sentir que el día entero fue consumido por la correspondencia de email.

Aun así, usted todavía se siente obligado a responder cada mensaje con una respuesta original y personalizada, sobre todo si se trata de un prospecto o cliente que merece ese tipo de atención individual.Pero, usted tiene un negocio que atender, así que le resulta difícil encontrar una solución que maximice su tiempo, es hora de reducir sus esfuerzos invertidos en los mensajes de email y, todavía, mantenga a todos involucrados. El software de automatización de email está a su disposición para ayudarlo a recuperar su día mientras mantiene las líneas de comunicación abiertas por este canal.

Emails automatizados para formularios de contacto

Por ejemplo, en lugar de que sus clientes esperen una respuesta a la consulta que hicieron, usted puede tener una respuesta de email enviada tan pronto el cliente haya completado un formulario de contacto. La respuesta también puede corresponder a una categoría seleccionada por su cliente y que define la razón del contacto, tal como preguntas, precios o reclamación.

Una respuesta por email sobre precios brindaría información acerca de su producto mientras que una respuesta a una reclamación podría comenzar con un email de disculpa seguido de contacto personal para saber más y resolver el problema.

Mensajes de emails automatizados para pedidos repetitivos

El software de automatización también maneja aquellos emails que usted está enviando en gran cantidad porque decidió escribir un nuevo mensaje cada vez o está usando el método de cortar y pegar de la correspondencia anterior. En su lugar, usted podría crear una secuencia de correspondencias de email que podrían salir automáticamente con la información específica sobre su producto o servicio que el cliente considere ser importante recibir.

Este enfoque sirve como una cadena de comunicación que es automáticamente vinculada junto para brindar la información antes que el cliente la solicite. Esto puede ahorrar tiempo considerable en un día, una semana y más.

Emails automatizados que transmiten y registran en tiempo real

Por último, los emails automatizados pueden hacer múltiples tareas, tales como dar una respuesta en tiempo real basada en el email que está recibiendo e incluir una nota que registre las respuestas de ese cliente en una base de datos para futura revisión.

Los emails automatizados no tienen que sentirse así

Para brindar un enfoque personalizado de modo que los clientes no se sientan como que están recibiendo una respuesta automatizada, usted puede optar por campos de combinación (merge) que permiten ingresar un nombre, de manera que el cliente realmente piense que usted escribió el mensaje de email para él. Los clientes sienten una conexión personal y se lo imaginan escribiéndoles un mensaje de email individual mientras usted economiza tiempo considerable.

Este nivel de personalización también es importante en términos de compromiso con el cliente o prospecto, y les hace creer que la empresa se preocupa con sus sentimientos y necesidades. Aunque quizá quiera hacerlo por usted mismo, el hecho es que cuando el número de clientes llegue a las centenas o miles, no habrá forma de que usted consiga personalizar manualmente cada mensaje de email.

No está demás tener también un mensaje automatizado «propio». Algo así como, «Perdóneme por esta respuesta automática, estoy lejos de mi teléfono y no quiero que piense que lo estoy ignorando. Entraré en contacto con usted a la brevedad posible».

Resultados positivos

Una vez que haya automatizado sus mensajes de email, definitivamente dispondrá de más tiempo. Todavía mejor es el hecho de que sus clientes no necesitarán esperar mucho una respuesta o reconocimiento para «saber algo» de usted. Cuanto más esperan, más probable es que los clientes o prospectos se vayan a otra parte. La automatización los mantiene con usted y le da tiempo para ofrecer una experiencia personal cuando necesiten ese nivel de atención. Cuanto más pueda automatizar, más eficazmente usará su tiempo para que no termine con un mal comportamiento que bloquee su éxito.

John Rampton es empresario, inversionista, gurú del marketing en Internet y entusiasta de las startups. Es el fundador de la empresa de pagos  Due.
Babel-Team
leader en servicios y tecnología de automatización de marketing y ventas en América Latina realizó la traducción y ajuste de este contenido.

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