Marketing y ventas automatizadas es algo maravilloso. Una campaña bien estructurada puede generar una relación de larga duración con prospectos y clientes con el mínimo de interacción humana posible.

Sin embargo, para empresas con equipo de ventas y un embudo de ventas muy bien definido, la automatización puede ser, tanto una experiencia extremadamente enriquecedora y genial, como también hacer que su empresa parezca amateur en relación con el uso de su CRM.

¿Cómo funciona una Oportunidad?

Primero que nada, una Oportunidad es una herramienta creada para el representante de ventas.

Y a nivel conceptual, tiene dos características muy importantes para este representante:

  1. Informa la posición de alguien en el proceso de venta usando etapas de venta; puede imaginarse las etapas de venta como la visión de donde están los leads.
  2. Administra el seguimiento y la próxima acción a realizar a través de Fecha y Horario.

Con eso, el representante de ventas puede obtener una visión detallada del embudo, ver cuántas personas están en las diferentes etapas y saber exactamente con quién necesita hablar (aquellos que están con próxima Fecha y Horario de Acción de hoy, por ejemplo).

¿Cuándo la automatización entra en juego?

Un embudo de ventas se construye para ayudar a los representantes de ventas a guiar prospectos por las diferentes etapas de venta. El “objetivo” cuando se está “trabajando una oportunidad” es hacer que una persona vaya pasando de etapa en etapa de venta, hasta llegar al final.

La automatización se activa cuando hay un movimiento por las etapas de venta. Es decir, la automatización se da por dentro de cada etapa. La oportunidad es sólo una herramienta para el representante de ventas.

Lea esta frase en voz alta para que realmente pase a formar parte de usted:


“La automatización debe ser utilizada para complementar lo que el representante de ventas está haciendo”

¿Listo?

¡Sigamos!

Aquí viene un ejemplo: Digamos que un prospecto fue identificado como una legítima oportunidad de venta. El primer paso es llamarlo y averiguar si es calificado. Si el representante de ventas se conecta con el prospecto, pero no puede hablar con él, es necesario que se envíe un e-mail para que el prospecto sepa que han intentado hablarle.

Como es el propio representante de ventas quien debería enviar ese e-mail, esta es una gran oportunidad de automatizar el envío de ese e-mail.

¿Cómo construyo una campaña para automatizar el Embudo de Ventas?

Ya que la automatización del embudo se basa en el movimiento de las etapas de venta, primero debemos definir cuáles son estas etapas. Por ejemplo, vamos a considerar que la oportunidad fue creada en la etapa “Nueva Oportunidad” y la siguiente etapa es “Contacto”. Entrar en contacto significa que intentamos hacer, al menos, un intento de contacto con los prospectos, pero no conseguimos encontrarlo.

[Establecer las etapas de venta es un tema completamente diferente y no cubriremos en este post. Si quieres saber más sobre, vea nuestro Curso Avanzado Infusionsoft Streaming, la grabación!]

Cuando el representante de ventas cambia la oportunidad a la etapa de “Contacto”, dentro de la campaña empeza una secuencia de “Contacto”, con un único correo:

Con esto, evitamos que el representante de venta tenga que enviar un correo electrónico a cada una de las personas que no pudo contactar.

¿Cómo escribo correos electrónicos que complementen lo que el representante de ventas está haciendo?

Honestamente, creemos que el e-mail de automatización del embudo de ventas es el correo más fácil de crear, ya que está totalmente enfocado en la etapa donde la persona se encuentra. El e-mail, en la mayoría de los casos, debería ser enviado por el representante de venta, por lo que no es necesario que sea muy elaborado. En realidad, un e-mail con demasiados detalles, imágenes, etc., puede arruinar la idea de que ese e-mail fue realmente enviado por un representante de ventas.

El mejor tipo de automatización es cuando la gente no puede percibir la automatización.

Aquí está el e-mail que enviaríamos en la etapa de “Contacto”:

Tal vez, esta deba ser la primera vez que usted ve el campo automático de “Dueño” (owner). Estos son campos automáticos relacionados al representante de ventas asignado a la oportunidad. No importa cuántos representantes usted tenga en su equipo, todos los leads recibirán el mismo correo electrónico, y el mismo será firmado por el representante asignado a esa oportunidad.

¿Cuándo utilizar las Tareas en estas secuencias automatizadas?

Activando la Próxima Fecha y Horario de Acción (Next Action Date), las oportunidades pasarán a mostrarse en el calendario del usuario. Si crea una tarea, también se agregará al calendario. Pero, tenga en cuenta qué, si utiliza oportunidad y tarea, el prospecto aparecerá dos veces en el calendario, lo que puede ser algo confuso.

Este tipo de cosas sucede todo el tiempo 🙂

Lo que le recomendamos es: Si el lead es una oportunidad de verdad, continúe usando Próxima Fecha y Horario de Acción para todo y evite utilizar tareas y citas. Esto evitará que haya redundancia en su calendario.

Si ayuda, piense en la oportunidad como una tarea en curso, ya que se guarda en su calendario (hasta que se complete) y la Fecha de Acción sólo se actualiza una vez.

Puede que, en algunas ocasiones, donde los procesos automatizados sean más tranquilos, necesite utilizar tanto oportunidades como tareas. En este caso usted podría usar las dos cuando una segunda acción necesite suceder a la primera.

Para cerrar, hay un punto muy importante a considerar en la campaña: para hacer dinero usando un embudo de ventas automatizado, usted necesita comprometerse y trabajar en el embudo diariamente.

Recuerde, una oportunidad es simplemente una herramienta para dar soporte a las actividades del representante de ventas y así ahorrar tiempo en acciones repetitivas. Usted le dice al sistema cuando necesita hacer el follow-up al prospecto, pero es usted quien debe entrar en el sistema para saber qué tareas debe completar.


Si usted quiere saber aún más y dominar completamente la herramienta Infusionsoft, haga clic aquí y vea sobre la edición Curso Avanzado en Streaming!

GildaSobre la Autora
Gilda Pepe – Arquitecta en Automatización

Formada en Diseño Gráfico en 2004, luego se fue especializando en varias areas como, Motion Graphics y Diseño Web orientado al Usuario. Con el paso de los años, y aprendiendo sobre Marketing Digital, diseño de E-Commerce y Posicionamiento Orgánico en buscadores.

En su tiempo libre, adora patinar, entrenar animales y practicar Agility con su perro Bowie.

Quiero seguir las novedades

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *