La automatización de ventas es algo hermoso. Hecho correctamente, puede ayudar a sus representantes de ventas a construir relaciones duraderas con prospectos y clientes, al tiempo que los ayuda a mantenerse organizados, realizar un seguimiento de los clientes potenciales y ahorrar un tiempo valioso.

Un embudo de ventas (sales pipeline) automatizado, creado con un software de automatización como Infusionsoft, ayuda a los representantes de ventas a guiar a los prospectos a través del proceso de venta.

Cuando un prospecto pasa de una etapa del proceso de ventas a la siguiente, se activan los correos electrónicos automáticos, lo que garantiza que el representante se mantiene en contacto con la correspondiente comunicación sin tener que recordar el seguimiento o escribir manualmente cada correo electrónico. Cuando se realiza un seguimiento del proceso de ventas y se automatizan los correos electrónicos, los representantes no pierden leads o tienen que buscar notas para recordar el estado de cada prospecto. Como resultado, tienen una visión más clara de los ingresos futuros en su Embudo (pipeline) y la información que necesita para mejorar su proceso de ventas.

En este post, ofreceremos una descripción general de lo que implica un embudo de ventas automatizado. Para obtener una guía en profundidad sobre la automatización de su proceso de ventas, descargue nuestro libro electrónico, “25 cosas que toda empresa puede (y debe) automatizar.»

Hacer seguimiento de las oportunidades de ventas

En Infusionsoft, el progreso de un prospecto en el proceso de ventas se rastrea a través de un registro de oportunidad. El registro de oportunidad ayuda a los presentantes de ventas de dos maneras importantes:

  1. Un registro de oportunidad proporciona una vista general de dónde se encuentra un lead en el proceso. Por ejemplo, algunos prospectos se encuentran en la etapa de Contacto, donde el representante de ventas está tratando de contactarlo, y otros están en la etapa Calificado, en la que el representante sabe que el prospecto está calificado para comprar en su empresa y está trabajando para cerrar la venta.
  2. Un registro de oportunidad ayuda al representante de ventas a gestionar el seguimiento necesario al lead, mediante el seguimiento de la fecha y la hora de la siguiente acción que debería producirse. Usando oportunidades, el representante puede comprender cuántas personas hay en que cada etapa de ventas y saber qué prospectos deben priorizarse (las personas con una próxima fecha/hora de acción de hoy). Aquí hay un ejemplo de un registro de oportunidad en Infusionsoft.

Embudo de Ventas

Etapas en el embudo de ventas (sales pipeline)

La automatización del embudo de ventas consiste en llevar a las personas de una etapa a otra. Para ser eficaz, las etapas de venta deben estar claramente definidas, cada una de ellas simboliza una etapa importante en el proceso de ventas.

No importa qué tipo de negocio tenga: cada representante de ventas necesita determinar, si el prospecto está calificado para comprar el producto o servicios que se vende. Sin embargo, conseguir a alguien calificado puede tomar muchas conversaciones e intentos de contacto. En este ejemplo, la calificación se lleva a cabo en tres etapas de venta:

  • Contacto: Cuando el prospecto se encuentra en esta etapa, significa que fue identificado como una nueva oportunidad y el representante de ventas realizó intentos fallidos para contactarlo.
  • Interacción: El representante de ventas tiene un diálogo con el prospecto, pero aún está determinando si está calificado.
  • Calificado: El representante de ventas determina que el prospecto debe avanzar más en el embudo de ventas.

Así es como se vería el proceso en Infusionsoft.

Embudo de Ventas

En este ejemplo, cada uno de los objetivos (indicados por los círculos de arriba) desencadena correos electrónicos y tareas automatizadas cuando el representante de ventas mueve al prospecto de una etapa a la siguiente.

La automatización es simplemente una herramienta para el representante de ventas; de todos modos, debería usarse para complementar lo que él debería hacer. Por ejemplo, supongamos que el primer paso del proceso de ventas implica que el representante llame al prospecto. Si el representante no llega a él, debe enviar un correo electrónico de seguimiento. Con la automatización de ventas, ese correo electrónico se envía automáticamente cuando el representante mueve al prospecto a la etapa de Contacto.

Escribir correos electrónicos para el embudo de ventas

Escribir correos electrónicos que se enviarán automáticamente durante todo el proceso de venta implica pensar en las comunicaciones pasadas y futuras de su empresa con el prospecto. Para asegurarse de que su correo electrónico sea relevante para el prospecto en el momento en que lo reciba, piense en lo que puede –  y no puede –  hablar en esa etapa. Por ejemplo, en la etapa de Contacto, no puede suponer que su empresa es la adecuada para el prospecto porque aún no le ha hablado para determinar si está calificado.

Antes de redactar cada correo electrónico, responda estas seis preguntas:

  1. ¿Qué etapa de ventas ocurrió para activar este correo electrónico?
  2. ¿Qué ocurrirá en la próxima etapa de ventas?
  3. ¿En qué día y hora está programado este correo electrónico?
  4. ¿Qué comunicaciones previas habría recibido el prospecto para el momento en que lea esta comunicación?
  5. ¿De qué hechos estoy 100% seguro en esta etapa?
  6. ¿Qué no debería discutir en esta etapa?

Cada correo electrónico debe ser enviado por el representante de ventas y no necesita ser elegante. En realidad, un correo electrónico “sofisticado” puede arruinar la creencia de que  realmente fue enviado por el representante de ventas. Los correos electrónicos automatizados funcionan mejor cuando las personas no pueden descubrir que están automatizados.

Hacer contacto con correos electrónicos automatizados

Echemos un vistazo detallado a la etapa de Contacto del proceso de ventas, en la cual su representante de ventas simplemente intenta contactar al prospecto. En este ejemplo, la secuencia de contacto en Infusionsoft contiene cuatro correos electrónicos distribuidos en el transcurso de un mes:

Cada uno de estos correos electrónicos habla de dos hechos:

  1. El representante de ventas ha estado tratando para llegar al prospecto por teléfono.
  2. El prospecto no ha respondido a los intentos de comunicación (de lo contario, habría sido movido a la etapa de Interacción).

En estos correos electrónicos, verá los campos de combinación para “propietario de oportunidad”. Cuando se envía el correo electrónico, estos campos serán reemplazados por el nombre del representante de ventas asignado a la oportunidad. No importa cuántos representantes de ventas tenga en su equipo. Todos los prospectos pueden recibir el mismo correo electrónico, que es “enviado por” el representante de ventas que lo está trabajando. También verá los campos de combinación para el día de la semana, que le da a los correos electrónicos la apariencia de ser personales, no automáticos.

Aquí un vistazo a cada uno de los cuatro correos electrónicos.

Embudo de VentasContacto #1: Acabo de intentar comunicarme con usted

Este correo electrónico se envía inmediatamente después que el representante de ventas mueve al prospecto a Contacto y tiene un intento fallido de comunicarse con él por teléfono.

Línea de Asunto: Parece que nos desencontramos

Cuerpo:

Hola ~ Contact.FirstName ~ (Nombre del Prospecto)

Soy ~ Owner.FirstName~ (Nombre del Propietario de la oportunidad) de [Nombre de la Empresa] Intenté comunicarme con usted a este número ~Contact.Phone1~ (Teléfono del Prospecto), pero parece que nos desencontramos.

Le llamé para ver si nuestra solución podría ser una buena opción. Intentaré nuevamente en unos días, sólo quería avisarle.

Si lo prefiere, puede responder este correo electrónico, también.

Que tenga un excelente ~ Date.DayOfWeek~, (Día de la Semana)

~ Owner.FirstName~ (Nombre del Propietario) ~Owner.LastName~ (Apellido del propietario)

~Owner.Phone1~ (Teléfono del Propietario)

Embudo de VentasContacto #2: No puedo contactarlo

Este correo electrónico está programado para una mañana de lunes a viernes una semana después de que el prospecto haya pasado a Contactos. Lo único que sabemos es que el prospecto no se ha movido a la etapa de  Interacción y que el representante de ventas ha estado haciendo intentos de llamada. Tenga en cuenta que abrimos con “Buenos días” para hacer que este correo electrónico automático se sienta oportuno y personal, como si el representante de ventas realmente se sentara esa mañana y lo escribiera.

Línea de Asunto: Tengo la esperanza de poder hablar con usted

Cuerpo:

Buenos Días, ~Contact.FirstName~ (Nombre del prospecto)!

Soy ~Owner.FirstName~ (Nombre del Propietario) de [Nombre de la Empresa]  y he estado tratando de comunicarme con usted para analizar si nuestra solución podría ser una buena opción. ¡No hemos podido hablar, pero quería hacerle saber que sigo intentando hablar con usted!

No dude en responder este correo electrónico si está interesado en que hablemos.

Que tenga un excelente ~Date.DayOfWeek~,(día de la semana)

~Owner.FirstName~ ~Owner.LastName~ (Nombre del Propietario) (Apellido del Propietario)

~Owner.Phone1~ (Teléfono del Propietario)

Embudo de VentasContacto #3: ¿Debería darme por vencido?

Este correo electrónico se envía en una tarde entre semana dos semanas después de que el prospecto haya pasado a la etapa de Contacto. Una vez más, lo único que sabemos es que no se ha movido a Interacción y que el representante de ventas ha estado haciendo intentos de contacto. Debido a que este correo electrónico se entregará al final del día, el campo de combinación hace que este correo electrónico se sienta menos automatizado. Además, estamos empezando a alejarnos, porque si alguien no se está involucrando en este punto, tenemos que hacerle saber que no vale la pena el tiempo para seguir persiguiéndolo.

Línea de Asunto: ¿Debería darme por vencido?

Cuerpo:

Hola ~Contact.FirstName~,(Nombre del Prospecto)

Estoy a punto de salir a disfrutar de mi ~Date.DayOfWeek~ (día de la semana) por la noche, pero primero quería enviarle un correo electrónico rápido.

Estuve intentando contactarle durante las últimas dos semanas pero no he podido hablar con usted. No quiero seguir molestándole, así que quería preguntarle si debería rendirme y sacarle de mi lista. Por favor, avíseme si aún desea que hablemos.

Gracias,

~Owner.FirstName~ ~Owner.LastName~ (Nombre del Propietario) (Apellido del Propietario)

~Owner.Phone1~ (teléfono del Propietario)

Contacto #4: ¡Me rindo!

Este correo electrónico sale en una mañana entre semana un mes después de que el prospecto pasa a la etapa de Contacto. Este es el último correo electrónico automático, por lo que debe ser un poco más agresivo para provocar el compromiso. El correo electrónico inspirará al prospecto para que finalmente responda o le informará que no lo contactará nuevamente.

Línea de Asunto: Me rindo, ~Contact.FirstName~ (Nombre del Prospecto)

Cuerpo:

He estado revisando mi Libro de Negocios esta mañana, ~Contact.FirstName~. (Nombre del Prospecto) ¿Sabía que he estado tratando de contactarle por casi un mes?

Desafortunadamente, si no tengo noticias suyas, tendré que sacarlo de mi lista.

Si está interesado, responda a este correo electrónico o llámeme al ~Owner.Phone1~ (Teléfono del Propietario)

Que tenga un excelente ~Date.DayOfWeek~,(día de la semana)

~Owner.FirstName~ ~Owner.LastName~ (Nombre del Propietario) (Apellido del Propietario)

~Owner.Phone1~» (teléfono del Propietario)

Las próximas etapas de la venta

Una vez que el representante de ventas se pone en contacto con el prospecto, lo mueve a la etapa de Interacción. En esta etapa, el representante está determinando si el prospecto está calificado – por ejemplo, si su empresa es adecuada para solucionar sus necesidades y si tiene el presupuesto para hacer la compra.

En la etapa de Interacción, puede crear una secuencia automatizada similar que tenga en cuenta el hecho de que el prospecto aún no ha sido calificado. Los correos electrónicos automatizados pueden contener publicaciones de blogs, videos u otro contenido que lo ayude a conocer sus ofertas para que pueda determinar si su empresa es la adecuada.

Una vez que el prospecto es calificado, sus secuencias automatizadas contienen correos electrónicos que ayudan a llevar al prospecto hacia la venta. Los correos electrónicos podrían incluir información más detallada de precios, comparaciones u otra información que el prospecto necesite para tomar una decisión,

¿Qué significa la automatización de ventas para su negocio?

Una vez que haya automatizado su embudo de ventas, comenzará a cosechar los beneficios. Cuando los representantes de ventas están trabajando las oportunidades y rastrean su progreso, los prospectos ya no se perderán en el camino. Además, los representantes deberían ser capaces de trabajar sus embudos más rápido porque todo está en un solo lugar, no más búsquedas en notas o correos electrónicos para descubrir qué debe suceder a continuación

Desde una perspectiva de gestión, podrá recopilar datos confiables e identificar obstáculos que lo ayudarán a mejorar el proceso de ventas. Por ejemplo, si descubre que la mayoría de los prospectos abandonan después de la etapa de Contacto, eso significa que tiene un problema, uno que es diferente de si pierde prospectos después de la etapa de Calificación.

Sobre todo, la automatización le permite a sus representantes de ventas construir relaciones con sus prospectos, lo que debería tener un impacto directo en los resultados al aumentar las conversiones. ¿Y a quién no le gusta más dinero?

 




  




Este artículo fue escrito por Paul Sokos de Infusionsoft. Babel-Team y su Universidad hicieron la traducción y ajuste para lectores de LATAM.

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