Para muchas empresas, la contratación de personal para un nuevo empleo parece llevar casi una eternidad.  Probablemente sea así porque el proceso es algo parecido a esto:

Después de publicar una oferta de trabajo en Internet, decenas o incluso centenas de solicitudes comienzan a llover. La mayoría de los candidatos ni siempre están calificados para la posición.  Aun así, usted necesita dedicar algunos minutos, por lo menos, para revisar el currículum vitae y la carta de presentación de cada candidato para saber si están calificados o no.

Usted puede delimitar el campo de análisis, intercambiando emails con sus colegas que también pasan horas evaluando a los candidatos.  Los emails van y vienen entre usted, sus colaboradores y los candidatos al mismo tiempo que coteja calendarios y programa las rondas de entrevistas.

Por último, la oferta de trabajo está hecha y aceptada. Ahora es cuando comienza otro largo proceso que incluye el envío y recopilación de la documentación, programación y coordinación de sesiones de capacitación y otras tareas tediosas para la incorporación.

Virtuance, una empresa de fotografía de bienes inmuebles con sede en Denver, siguiese el proceso descrito, Jeff Corn ―­cofundador y CEOde la empresa― estima que la contratación y capacitación podrían demandar el trabajo de 10 funcionarios dela empresa.

En vez de eso, la empresa examinó 893 solicitudes de empleo de fotógrafos el año pasado y contrató a 52 de ellos con un solo empleado trabajando a tiempo completo. El mismo empleado consiguió también facilitar el programa de capacitación profesional de un mes de los contratados, al mismo tiempo que administraba el trabajo diario de los 100 fotógrafos de la empresa.

¿Cómo?  Él no estaba solo en la supervisión del proceso: el software de automatización se hizo cargo de gran parte del trabajo Aprenda cómo automatizar la contratación y capacitación profesional, las tareas administrativas, la comunicación y otros trabajos de oficina en este e-book gratuito,  (La guía de automatización de oficinas para pequeñas empresas).

Superar los obstáculos de la automatización

El primer problema de la contratación que Virtuance resolvió con la automatización es la fase que exige la selección. 

Según afirmó Corn: «Esto lo describimos internamente como superar obstáculos».  «Queremos asegurarnos de que los fotógrafos sean serios, estén motivados y entusiasmados con la oportunidad.  La mejor manera de hacerlo es colocándolos a hacer las cosas». 

Virtuance, creadora de un sistema de procesamiento de imágenes patentado llamado HDReal, publica ofertas de empleo para fotógrafos en sitios web de empleo como Craigslist, Indeed y en sitios web de fotografía.

En el primer proceso de solicitud de empleo de la empresa, compuesto de tres partes, los candidatos llenan un formulario web con información sobre su disponibilidad y su equipo fotográfico. Una vez llenado el formulario, se activará automáticamente la segunda fase: los candidatos reciben preguntas que deben responder con una redacción.  Por último, los candidatos reciben una lista de requisitos a cumplir y se les pide que indiquen su conformidad.

Como lo sospechaba Corn, muchos candidatos no están interesados o dispuestos a superar los obstáculos. De los 893 candidatos, 381 no avanzaron a la tercera etapa, ya sea porque no cumplían los requisitos o porque perdieron interés en el trabajo.

«Son personas con las cuales habríamos perdido tiempo, pero les permitimos darse cuenta por sí mismas que no estaban interesadas», afirmó Corn.

Estrechar el campo

Gracias a los obstáculos, el número de candidatos de Virtuance se redujo en más del 40 % antes incluso de que el gerente de RR. HH. hubiese visto una solicitud de empleo.  Sólo a partir de este punto el proceso requiere un toque humano, además del trabajo automatizado.

El gerente de RR. HH. revisa las solicitudes de los fotógrafos restantes, utilizando el software para aplicar etiquetas que segmenten automáticamente los candidatos por grupos. Algunos candidatos reciben un email comunicando el paso siguiente en el proceso de contratación: programar una entrevista telefónica. Otros reciben un email personalizado explicando la razón por la que no han sido seleccionados para el trabajo, tal como su ubicación, disponibilidad o equipo fotográfico. Y a algunos se les notifica que Virtuance ha llenado los puestos abiertos, pero que está todavía interesada en contratarlos en un futuro próximo.

Al final, los fotógrafos consiguen el trabajo como lo harían de cualquier otra forma: a través de una revisión de sus trabajos y de la interacción personal en las entrevistas.  Sin embargo, la automatización le permite a Virtuance llegar a la etapa de la entrevista con rapidez y eficacia, a la vez que mantiene informados a los candidatos (tanto a los que son contratados como a los que no lo son) sobre su estatus.

Capacitación eficiente y consistente

La automatización continúa también agilizando el trabajo de Virtuance después de la contratación de los fotógrafos. El software sirve de guía a los fotógrafos recién contratados para realizar los trámites oficiales, enviando un contrato, la documentación y la verificación de antecedentes.

Esto también ayuda a Virtuance a capacitar mejor a su personal. Con fotógrafos en 13 estados de los EE. UU., Virtuance quiere que las fotos tomadas en Florida tengan la misma calidad de las fotos tomadas en Colorado. Pero antes de ser automatizada, la capacitación del fotógrafo era inadvertidamente inconsistente. “Estaba pasando desapercibida”, dijo Corn. “Algunos fotógrafos podían recibir información y otros no”.

Ahora, una serie de mensajes de email automatizados guían a los fotógrafos durante su primer mes en el trabajo, con instrucciones, respuestas a preguntas frecuentes y otros recursos.

La automatización está brindando el tipo de eficiencia y consistencia necesarias para que Virtuance pueda ampliar su tecnología a nivel nacional e internacional también, como Corn espera.

No hay otro modo de poder escalar los  negocios sin procesos de este tipo”, dijo Corn. “Si hay una tarea que se repite más de una vez y su ejecución toma más de dos de minutos, entonces será automatizada.  En los tiempos actuales no tiene sentido hacer las mismas cosas repetidas veces”.Este contenido fue proporcionado por Infusionsoft originalmente en inglés. La traducción y revisión fue realizada por el equipo de Babel-Team y ajustado a los intereses de sus seguidores.

Para automatizar su oficina puede contar con la ayuda del Equipo de Babel-Team.

Babel-Team tradujo y adaptó el texto para sus clientes y seguidores en LATAM.

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